Work From Home หรือ Work From Hell?

January 28, 2021

ข้อมูลของผู้ติดเชื้อโควิด-19 ณ.วันที่ 28 ม.ค. 2564 ยืนยันสะสม 16,211 คน โดยแบ่งเป็น รักษาตัวอยู่โรงพยาบาล 4,858 คน หายป่วย 11,287 คน ตาย 76 คน โดยเริ่มพบผู้ป่วยรายแรกเมื่อวันที่ 12 ม.ค. 2563 ซึ่งเรียกได้ว่าเป็นเวลา 1 ปีแล้ว ที่พวกเราต้องทนกับสภาวะที่ทุกคนต้องใส่หน้ากากเข้าหากัน รักษาระยะในการใช้ชีวิตร่วมกัน และที่หลายๆคนพูดกันว่าเป็น New Normal นั้น ขอให้ทุกคนลองทำตาม หันมามองรอบๆ ตัวเราดูสิ ว่าเราได้มีการใช้ชีวิตที่เปลี่ยนไปถึงขนาดไหนกันแล้ว เริ่มชินกันรึยัง?

ลองจินตนาการว่าถ้าเราได้ย้อนกลับไปเมื่อ 20 ปีก่อน ปี 2000 ปีที่ผู้คนมัวแต่หวาดระแวงกับ Y2K เมื่อตัวเลขในระบบคอมพิวเตอร์จะเปลี่ยนจากปี 1999 เป็นปี 2000 ถึงขนาดตั้งลัทธิทำนายว่าปี 2000 จะเกิดความโกลาหล โลกจะแตก ให้ทุกคนลองคิดกันเล่นๆ ว่าถ้ามนุษยชาติต้องเผชิญกับโรคระบาดร้ายแรงเช่นโควิดในช่วงเวลานั้น จะเป็นยังไง? ความพร้อมในด้านต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นเทคโนโลยีอุปกรณ์สื่อสาร Infrasturcture ความเร็ว Internet, Network หรือ Software Application ที่คนสมัยเมื่อ 20 ปีก่อนมีนั้น ต้องเรียกว่าไม่เพียงพอกับการใช้ชีวิต แบบ New Normal ได้อย่างปกติแน่นอน หลายๆ ภาคอุตสาหกรรมนั้นต้องมีการหยุดทำงานแบบ 100% เพื่อยับยั้งการระบาดของโรคระบาดร้ายแรงลักษณะนี้ใน ปี 2000

ภาพตัดกลับมาที่ปัจจุบันปี 2021 เราทุกคนก็ยังต้องก้มหน้าก้มตาทำงาน เพื่อดำรงชีวิตหาเลี้ยงกันไป โรคระบาดก็กลัว แต่ที่กลัวกว่าคือเงินในกระเป๋า แต่เดี๋ยวก่อน! ด้วยเทคโนโลยีที่มีการพัฒนาแบบก้าวกระโดดในปัจจุบันตามกฎของมัวร์ (Moore's law) ที่อธิบายถึงปริมาณของทรานซิสเตอร์บนวงจรรวมจะมีพัฒนาการโตเพิ่มขึ้นเป็นเท่าตัวทุกๆ สองปี ส่งผลให้เทคโนโลยีต่างๆ ที่กล่าวมาข้างต้นนั้น รองรับการทำงานลักษณะ Virtual Office หรือ ที่เราเรียกว่า Remote Work โดยสามารถทำงานกันได้สะดวก รวดเร็ว และไร้รอยต่อ เรามี Internet Fiber ความเร็วสูงระดับ 1Gbps หรือ Mobile Internet ที่รองรับความเร็ว 5G รวมไปถึง คอมพิวเตอร์หรือ Laptop ที่ปัจจุบันมีระบบประมวลผลที่แรงมากๆ CPU, RAM ที่สามารถประมวลผลเทคโนโลยีต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น AI, Machine Learning ได้อย่างดี เรามีกล้องและไมค์คุณภาพสูงที่สามารถรับภาพเคลื่อนไหวและเสียงในการสื่อสารระหว่างกันได้อย่างแทบจะไม่มี Delay เลย

ดังนั้นการที่เราอยู่บ้านโดยไม่ต้องออกไปไหนเป็นเดือนๆ ก็สามารถทำได้ โดยที่เรามีมือถือ และ ดาวน์โหลด Application ที่รองรับในการใช้ชีวิตของเรา โดยเราสามารถสั่งอาหาร สั่งสินค้า ได้เปรียบเสมือนเราไปเลือกซื้อของผ่านร้านค้าต่างๆ โดยใช้ Application เช่น Grab, LineMan, Robinhood, Foodpanda, Get! เป็นต้น ส่วนใครที่อยากจะเลือกซื้อสินค้า Shopping ก็สามารถเลือกซื้อสินค้าได้เหมือนเราไปเดินอยู่ที่ห้างสรรพสินค้าผ่านช่องทาง Application ต่างๆ เช่น Shopee, Lazada โดยแม้กระทั่งห้างสรรพสินค้าชื่อดังต่างๆ ยังต้องปรับตัวมาขายสินค้าผ่านช่องทางออนไลน์กันมากขึ้น มี Applicaiton เป็นของตัวเองเช่น JD Central เป็นต้น เพราะฉะนั้นในยุค 2020 นั้นเรียกได้ว่าธุรกิจทั้งหลายนั้นตื่นตัวเรื่องการถูก Disruption เลยได้มีการเตรียมตัวรองรับสร้างเทคโนโลยีพวกนี้ขึ้นมาพร้อมใช้งานหมดแล้ว ก่อนที่โควิดจะเกิดขึ้นซะอีก เพียงแต่ว่าเจ้าโควิดนั้นมาเป็นตัวกระตุ้นให้ทุกคนมีความจำเป็นต้องหยิบมือถือมาดาวน์โหลดและใช้งานกันได้อย่างเต็มที่ บางคนก็บอกว่าเจ้าโควิดเนี่ยแหละเป็นคนที่ทำ Digital Transformation ในทุกๆ ภาคส่วน บริษัทที่ไม่เคยคิดจะ Virtual Conference Call จากที่เคยคิดว่ามันลำบาก ไม่สะดวกสบายในการประชุมทางไกลนั้น ปัจจุบันเราทุกคนคงคุ้นเคยกับการประชุมลักษณะนี้เป็นอย่างดีแล้ว ทุกคนมีความเชี่ยวชาญในการที่เปิดปิดเสียง กล้อง รู้จังหวะในการส่งต่อกันโบ๊ะบ๊ะเป็นอย่างดี โดยเพียงแค่ในช่วงเวลา 1 ปี เท่านั้น ทุกคนก็ได้เปลี่ยนแปลงตัวเองเป็น Rockstars ในการใช้ Tool เหล่านี้เสียแล้ว

จากผลสำรวจของคน Work From Home มีผลที่น่าสนใจดังนี้

ประโยชน์การทำงานจากที่บ้าน (Work From Home)

32% ระบุว่าการ Work From Home นั้นทำให้มีเวลาและตารางเวลายืดหยุ่นได้มากขึ้น ด้วยตารางเวลาลักษณะนี้นั้นทำให้เราวางแผนการทำงานได้อย่างชัดเจน ด้วยการใช้การลงตารางผ่าน Calendar เพื่อให้รู้ว่าจะมีประชุมเวลาไหน ต้องทำอะไรบ้าง และปรับเปลี่ยนได้ตามที่เราต้องการ
26% ระบุว่าการ Work From Home สามารถทำงานจากที่ไหนก็ได้ ข้อนี้บางคนก็เรียกว่าสามารถนั่งทำงานจัดการทำงานที่เหมาะสมภายในบ้านของตัวเอง มีบรรยากาศที่พร้อมกับการทำงาน บางคนออกไปทำงานที่ร้านกาแฟ หรือสวนสาธารณะก็ได้
21% ระบุว่าการ Work From Home ไม่ต้องเดินทาง ซึ่งถือเป็นเรื่องดี อย่างที่เรารู้กันว่ากรุงเทพฯ นั้นมีอัตรารถติดสูงเป็นอันดับที่ 10 ของโลก (ข้อมูลจาก TomTom Traffic Index ปี 2020 *) การที่เรา Work From Home นั้นทำให้เราไม่ต้องไปเสียเวลาในการเดินทาง ซึ่งเราสามารถเอาเวลาที่อยู่บนถนนในแต่ละวันนั้น 1-2 ชั่วโมง ไปทำอย่างอื่นที่มีประโยชน์มากกว่าได้
11% ระบุว่าการ Work From Home ทำให้มีเวลาได้อยู่กับครอบครัวเพิ่มมากขึ้น พอเราไม่ต้องเสียเวลาในการเดินทาง เราก็มีเวลามากขึ้น เราอาจจะได้กินอาหารเย็นกับครอบครัว ได้เล่นกับลูกๆ มีเวลาออกกำลังกายและพักผ่อนได้มากขึ้นด้วยเช่นกัน

อุปสรรค์ในการทำงานจากที่บ้าน (Work From Hell)

22% ระบุว่าการ Work From Hell นั้นทำให้เราไม่สามารถหยุดทำงานได้ หรือไม่สามารถลุกออกจากหน้าจอทำงานได้เลย เพราะจะให้เราออกไปไหนก็ไม่ได้ ส่วนใหญ่ก็จะทำงานอยู่หน้าจอคอมพิวเตอร์ไปทั้งวัน
19% ระบุว่าการ Work From Hell ทำให้คนเรารู้สึกเหงา เดียวดาย เนื่องจากมนุษย์เป็นสัตว์สังคม เราต้องการเข้าหาสังคม มีการพูดคุยกัน แต่การอยู่บ้านนั้นทำให้เราไม่ได้เจอผู้คนและเกิดความเหงาขึ้นเป็นระยะ
17% ระบุว่าการ Work From Hell ทำให้เกิดปัญหาและอุปสรรคในการสื่อสารและทำงานร่วมกัน ต่อให้เทคโนโลยีที่ทันสมัยยังไงก็ตาม ยังไงก็ไม่เท่ากับการทำงานที่ได้พบปะพูดคุยกันจริงๆ ซึ่งงานบางอย่างต้องมีการอธิบายกันอย่างตรงไปตรงมาต่อหน้า ถึงจะเข้าใจกันได้มากขึ้น
10% ระบุว่าการ Work From Hell นั้นทำให้ไม่มีสมาธิจากบรรยากาศการทำงานจากที่บ้าน เราอาจจะมีลูกน้อย หรือ เมียน้อย เอ้ย! มากวนใจ ทำให้เราทำงานได้ไม่เต็มที่ หรือบางทีบรรยากาศของการทำงาน เราทำงานอยู่บนเตียง ก็อาจจะทำให้เราเผลอหลับไประหว่างวันได้
8% ระบุว่าการ Work From Hell นั้นต้องการแรงกระตุ้นในการทำงานมากๆ ด้วย Environment อย่างที่กล่าวมาว่าเราอยู่ที่บ้าน ที่บ้านนั้นก็คือสถานที่พักผ่อนของเรา เราจึงจำเป็นต้องจัดสถานที่หรือบรรยากาศรอบๆ ที่เรานั่งทำงานให้เหมาะกับการทำงานจริงๆ ไม่เช่นนั้นเราก็จะไม่สามารถทำงานได้อย่างแน่นอน
3% ระบุว่าการ Work From Hell พบปัญหาเรื่องของ Internet หรือ Wifi ที่ไม่ดี ส่งผลให้ทำงานได้ไม่มีประสิทธิภาพ ทำให้ Conference Call มีปัญหา การพูดคุยผ่าน Online ไม่มีประสิทธิภาพ

ข้อกังวลของหัวหน้างานต่อลูกน้องในการ Work From Hell

82% ระบุว่าหัวหน้ามีความกังวลว่าการ Work From Hell นั้นจะส่งผลให้ลูกน้องมีสมาธิในการทำงานลดลง เนื่องจากการทำงานที่บ้านนั้น มีสิ่งกระตุ้นอยู่รอบตัว
82% ระบุว่าหัวหน้ามีความกังวลว่า Work From Hell นั้นจะส่งผลให้ลูกน้องมีประสิทธิภาพในการทำงานลดลง ทำงานได้ Productivity ที่ลดลง
75% ระบุว่าหัวหน้ามีความกังวลว่า Work From Hell นั้นจะส่งผลให้ความสัมพันธ์ของทีมลดลง เนื่องจากไม่ได้ทำงานร่วมกัน ไม่มีโอกาสได้พบเจอกัน หรือได้คุยกับแบบเหมือนตอนที่ทำงานอยู่ที่ออฟฟิศ
70% ระบุว่าหัวหน้ามีความกังวลว่า Work From Hell นั้นจะส่งผลให้มีความยากในการสร้างวัฒนธรรมองค์กรได้ ทำให้พนักงานขาดกิจกรรมที่ทำร่วมกัน การขาดการสร้าง Culture ซึ่งเป็นแนวปฏิบัติระหว่างกันของคนกลุ่มนึงที่อยู่ร่วมกัน
67% ระบุว่าหัวหน้ามีความกังวลว่า Work From Hell นั้นจะทำให้ลูกน้องของเค้าทำงานล่วงเวลากันเกินไป โดยไม่ได้พักผ่อน

โดยส่วนตัวผมเองนั้น ปัจจุบันดำรงตำแหน่ง Chief Experience Officer ก็ได้มีโอกาสมาดูในส่วนของการทำ Employee Experience ซึ่งต้องมีหน้าที่ดูแลเรื่องของการ Work From Home ให้กับบริษัท Trinity Roots บริษัทที่ทำอยู่ปัจจุบัน มีข้อเสนอแนะให้กับคนที่กำลังจะวางการ Work From Home ภายในองค์กรให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น สามารถนำไปปรับใช้ โดยแบ่งเป็นข้อๆ ได้ดังนี้

Work From Home != Vacation การทำงานที่บ้านไม่ใช่ลาพักร้อน เราต้องตระหนักถึงความรับผิดชอบในการทำงาน โดยพนักงานทุกคนต้องมีความรับผิดชอบต่อช่วงเวลางาน ไม่ใช่ทำตัวตามสบายเหมือนว่าเป็นวันหยุดอยู่บ้าน
สร้างพื้นที่สำหรับทำงานให้คุ้นเคย ข้อนี้สำคัญมาก การที่เราเริ่มจัดพื้นที่ หรือมุมเล็กๆ สำหรับทำงานให้เกิดขึ้นได้ เราจะรับรู้ว่าพื้นที่ตรงนี้คือพื้นที่สำหรับการทำงานไม่ใช่พื้นที่สำหรับพักผ่อน โดยอาจจะเริ่มจากการลองทำงานในพื้นที่นั้นๆ ดูก่อนถ้าเราพบว่าไม่สามารถทำได้ ก็ให้ลองเปลี่ยนไปเรื่อยๆ จนเราค้นพบว่าพื้นที่ที่เราโอเคกับการทำงาน และเราจะสามารถนั่งทำงานตรงนั้นได้ดีอย่างไม่น่าเชื่อเลยล่ะ
กำหนดช่วงเวลาการทำงาน หรือ ชั่วโมงการทำงาน อย่างที่บริษัทก็จะไม่ได้มีการกำหนดเวลาการทำงานว่าต้องเข้าทำงาน 9 โมง เลิก 6 โมงเย็น แต่เราจะเน้นเรื่องของ Output ที่ได้จากการทำงาน และทำงานให้ครบ 8 ชั่วโมง ก็เพียงพอแล้ว อย่างเช่นเข้า 10 โมงก็เลิก 1 ทุ่ม ก็สามารถทำได้
ให้พนักงานลง Timesheet ต่อเนื่องจากข้อ 3 ที่บริษัทจะมีการให้ลง Timesheet ถึงงานที่ทำว่าทำอะไรไปบ้างใน 1 วัน ซึ่งการลง Timesheet จะถือว่าเป็นข้อมูลที่มีประโยชน์ต่อบริษัทมาก สามารถนำไปคำนวน Performance และ Cost สำหรับการทำงานของแต่ละคน แต่ละโปรเจค วิเคราะได้ถึงว่าในแต่ละโปรเจค นั้นมีส่วนงานไหนที่ติดขัดเป็นเวลานาน หรือจะ Optimize กระบวนการส่วนไหนได้บ้าง?
ต้องพร้อมในการ Response ในช่วงเวลาทำงาน เรามี Tool การสื่อสารผ่าน Google Chat ซึ่งทุกคนต้องพร้อมในการตอบผ่านช่องทางนี้ เนื่องจากในชั่วโมงการทำงาน เปรียบเสมือนการที่เราอยู่หน้าจอเพื่อสื่อสารกัน ถ้าไม่มี Response เกิน 30 นาทีก็จะมีบทลงโทษ ที่บริษัทพยายามจะหลีกเลี่ยงการใช้ Line เนื่องจาก Line ถือเป็นช่องทางการสื่อสารส่วนตัว บางคนไม่ค่อยอ่าน Line เราก็จะไปบังคับไม่ได้ แต่ถ้า Google Chat เราก็จะบังคับเลยว่าต้องตอบกลับภายใน 30 นาที ส่วนถ้าใครไม่สะดวกติดประชุมหรือว่าไม่อยู่หน้าจอ ก็สามารถเปลี่ยน Status ให้เป็น Do not disturb ได้ เป็นระยะเวลาที่กำหนด และข้อสำคัญอีกข้อนึงคือในการทำงานแบบ Remote ลักษณะนี้ การ Acknowledge ก็สำคัญมากๆ เช่นการถามตอบต้องมีการ Acknowledge เพื่อให้อีกฝั่งรับทราบว่าเราได้รับสารนั้นๆ แล้ว
ทำการร่างนโยบาย (Policy) สำหรับ Work From Home ต้องทำการร่างนโยบาย หรือ Policy ในการทำงานร่วมกัน เนื่องจากการทำงานในลักษณะนี้นั้นมีกระบวนการการทำงานที่เปลี่ยนไปจากเดิมพอตัว เพราะฉะนั้นจึงมีความจำเป็นต้องร่างและประกาศนโยบายการทำงานให้พนักงานรับทราบและถือปฏิบัติตาม โดยมีบทลงโทษและข้อตกลงต่างๆ ให้รับทราบร่วมกัน
ทำความเข้าใจกับคนที่บ้าน อย่างที่เรารู้กันว่า Work From Home นั้นเราอยู่ที่บ้าน ซึ่งก็ต้องมีคนในครอบครัวอาศัยอยู่ด้วย ประกอบไปด้วย พ่อ แม่ พี่ น้อง ลูก ซึ่งหลังจากเราสร้างพื้นที่สำหรับทำงานของเราแล้ว เราต้องทำการตกลงร่วมกันว่าในระหว่างการทำงานหรือมีการประชุมเกิดขึ้นจะต้องขอพื้นที่ส่วนตัวไม่ให้เสียงเข้ามารบกวน กรณีที่มีประชุมพร้อมๆกัน ของคนในบ้านก็ต้องแบ่งพื้นที่ให้ดี ไม่ให้เสียงไปตีกัน
Work-Life Balance จากที่ได้กล่าวไปข้างต้นว่าปัญหาที่หลายๆคนเจอคือ เวลาเราทำงานมักจะลืมเวลาทำงาน เราก็จะเข้าใจว่าเราทำงานไปเรื่อยๆ ไม่ยอมลุกจากหน้าจอคอมเลย บางคนทำงานได้ประสิทธิภาพมากกว่าทำงานอยู่ที่ออฟฟิศ ที่มีคนมารบกวนอยู่ตลอดเวลา เสียอีก ซึ่งไม่ใช่ผลดีในเชิงของการพักผ่อน เราต้องแบ่งเวลาสำหรับการทำงาน การพักผ่อน และการนอนให้ได้ อย่างละ 8 ชั่วโมง ใน 1 วัน
Digital Literacy การนำเทคโนโลยีมาใช้ให้เกิดประโยชน์อย่างสูงสุด อย่างที่เรารู้กันว่า ปัจจุบันเทคโนโลยีนั้นมาช่วยให้การทำงานของเรานั้นดีขึ้นได้มากเพียงใด เพราะฉะนั้นลองหยิบ Tool เหล่านั้นมาใช้กันให้เต็มที่ อย่างที่บริษัทก็จะใช้ Odoo ซึ่งเป็น ERP Platform สำหรับการทำงานร่วมกันในทุกๆ ภาคส่วน เรามี Google Workspace สำหรับใช้ทำงานร่วมกัน ไม่ว่าจะเป็น Google Drive, Google Docs, Google Sheet, Google Slide นอกจากนั้น เราใช้ Gmail ในการเช็ค Email และ มี Google Calendar ในการทำนัดประชุมต่างๆ และ Google Chat, Google Meet สำหรับการสื่อสารภายในด้วย
Data-Driven Culture ด้วยความที่บริษัท Trinity Roots มีการเก็บข้อมูลผ่าน Odoo อยู่แล้ว ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลการขาย ข้อมูลบัญชี ข้อมูล Timesheet ข้อมูลพนักงาน ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลโปรเจคทุกตัว เราสามารถนำข้อมูลเหล่านี้มาขับเคลื่อนองค์กร ให้มีวัฒนธรรมในการนำข้อมูลมาใช้งานให้เกิดประโยชน์สูงสุด เราได้มีการนำ Google Data Studio มาใช้งานเพื่อแสดง Dashboard สำหรับวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกในรูปแบบต่างๆ เพื่อประกอบการตัดสินใจให้กับพนักงานของเรา
ให้ความเคารพในเวลากับเพื่อนร่วมงานทุกคน หลังจากที่เราทำงานร่วมกันมาแล้ว เราต้องให้ความเคารพเวลากับเพื่อนร่วมงานของเราทุกคนด้วย หลังเวลางานไม่ควรจะไปรบกวนเค้า การที่เราถามเค้าไปนอกเวลางาน บางครั้งอย่าคาดหวังว่าเค้าจะอ่านหรือตอบกลับภายในระยะเวลาอันสั้น การที่เค้าตอบกลับเราถือว่าเราต้องขอบคุณเค้ามากๆ ที่เค้าต้องสละเวลานอกเวลางานมาตอบเรา เพราะฉะนั้นต้องให้ความเคารพในเวลากับเพื่อนรวมงานทุกคน ถ้ามีอะไรด่วนจริงๆ เช่นระบบล่ม หรือว่าปัญหาใหญ่ที่ต้องแก้ไขเดี๋ยวนั้น ก็ให้ใช้โทรศัพท์ติตต่อไปดีกว่า ส่วนอีกกรณีก็คือเรื่องการส่ง Email ไม่ควรส่ง Email หาเพื่อนร่วมงานหลัง 3 ทุ่ม เพราะว่าใน Google Mail นั้นสามารถตั้ง Schedule ในการส่ง Email เป็นช่วงเช้าได้ ดังนั้นหยุดส่ง Email ช่วงเวลานอกทำงานกันเถอะครับ
Trust! ความเชื่อใจคือสิ่งที่จะขับเคลื่อนการ Work From Home ไม่ให้เป็น Work From Hell ได้ ถ้าทุกคนทำตามที่ผมบอกมาทั้งหมดทุกข้อก่อนหน้านี้ เราต้องมีความเชื่อใจพนักงานทุกคน เพราะถ้าไม่มีความเชื่อใจการที่เราจะสร้าง Culture ในการ Work From Home ขึ้นมานั้นก็คงไม่ประสบผลสำเร็จอย่างแน่นอน

Ref * https://www.tomtom.com/en_gb/traffic-index/bangkok-traffic